Formale Gestaltung und Aufbau der Personalakte

Aufbau der Akte 

Verhältnis der Akten in analoger und digitaler Form

Grundstruktur:
·      eine gesamtheitliche Akte
·      Keine Teilakten
·      Keine Personalnebenakte (Ausnahme: es sollen nur Auszüge erkennbar sein)

Einheitlich für Beamte und Arbeitnehmer

Zweistufige Aktenstruktur (Register, Dokumentart / Unterregister)

Ziel: Anknüpfungsobjekte für ausdifferenziertes Berechtigungs- und Aussonderungskonzept

Probleme: 

• Koordinierung mit der registraturspezifischen Objekthierarchie Akte – Vorgang – Dokument (Verfügung: „z.A.“ oder „z.V.“); wesentlich für den Beginn der Aufbewahrungsfrist 
• Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Abfolge der Dokumente 

 
Register / Dokumentart
1)   Persönliche Verhältnisse (R1)
       a.    Personenstand (Heiratsurkunde)
       b.    Anschrift (Anschriftenänderung)
       c.    Schwerbehinderung (Kopie Ausweis)
2)   Einstellungsunterlagen (R2)
       a.    Bewerbung (D21)
       b.    Einstellungsverfahren (D22)
3)   Ausbildung (R3)
       a.    Ausbildungsqualifizierung (D31)
       b.    Modulare Qualifizierung (D32)
4)   Dienst-/Arbeitsverhältnis (R4)
       a.    Ernennungen (Urkunden)
       b.    Arbeitsverträge
       c.    Teilzeit
       d.    Dienstlicher Einsatz (Dienstpostenübertragung)
       e.    Feststellungen zur Dienstfähigkeit
       f.     Tele- und Wohnraumarbeit
5)   Bezüge/Entgelt (R5)
6)   Urlaub/Dienstbefreiungen (R6)
7)   Krankheit (R7)
8)   Beurteilungen/Zeugnisse (R8)
9)   Fortbildung (R9)
10) Nebentätigkeiten (R10)
11) Disziplinarrecht/Abmahnungen/Dienstaufsicht (R11)
12) Personalnebenakte (R12)
13) Bestandsakte (R13)
   

Keine Übertragung von Strukturen der analogen Personalakte
 
Grundakte
Die Grundakte beinhaltet die Grundbestandteile, insbesondere Unterlagen über die bisherige berufliche Tätigkeit, die Vorverwendungen (historischer Ablauf), Unterlagen zu Vereidigung, Belehrungen, Verpflichtungserklärung und die Personenstandsurkunden (z.B.: Lebenslauf, Zeugnisse, Bachelor-, Diplom-und Masterurkunden, Arbeitsverträge, Nachweise über Wehr-, Zivil- und Freiwilligendienste). Vorgänge über die Beendigung des Beamtenverhältnisses bilden den Abschluss der Grundakte A.

Teilakten
Teilakten enthalten eigenständige Vorgänge. Sie können bei Bedarf angelegt werden für Unterlagen, die nicht in der Grundakte enthalten sind.  Für die Unterlagen über Beihilfen ist zwingend die Führung einer Teilakte getrennt von den übrigen Personalakten vorgeschrieben, § 108 Abs. 1 Satz 1.

Nebenakten
Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn
·       mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind (z.B. gestufte Beförderungsvorgänge oder Zuständigkeitsteilung)
·       die personalverwaltende Stelle nicht mit der Beschäftigungsbehörde identisch ist (mehrstufiger Verwaltungsaufbau).

Nebenakten dürfen nur Unterlagen enthalten, die im Original oder als beglaubigte Kopie in der Grundakte oder Teilakte vorhanden sind (Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakte – die Nebenakte ersetzt nicht und ergänzt nicht die Personalakte).

Nebenakten können auch als Grundakte oder Teilakte geführt werden (sog. Nebengrundakte oder Nebenteilakte).

Vorakten
Die Personalakte aus Vortätigkeiten bei einem anderen Dienstherrn oder auch Referendarakten sind in die Grundakte und Teilakte einzuordnen.
Zuständig sind die Mitarbeiter, die die Personalakte verwalten.

Restakten
In bestimmten Fällen verbleibt auch bei einer Weitergabe der Personalakte an eine andere Dienststelle oder bei Vernichtung der Personalakte ein „gewisser Rest“ an Unterlagen bei der Dienststelle, sog. Restakte.
 
Es handelt sich um folgende Fälle:
1)    Bei Beamten, die wegen Versetzung oder durch Beendigung der Abordnung ausscheiden.
·       Abdruck des Versetzungsschreibens oder Ende der Abordnung,
·       Schreiben Übersendung der Personalakte an die aufnehmende Dienststelle,
·       Empfangsbekenntnis.
·       Evtl. Nachweise zu Abfindungszahlungen
2)    Bei Beamten, die wegen Dienstunfähigkeit in den Ruhestand versetzt wurden.
3)    Bei Beamten mit Anspruch auf Auslandsverwendungszuschlag.