digitale Personalakte

Checkliste: Softwarefunktionen

Jede Software zum Management von digitalen Personalakten sollte die folgenden Funktionen zur Verfügung stellen können:

Anlegen einer Personalakte
 

  • Automatisiertes Anlegen nach Eingabe im Personaldatenverwaltungssystem
  • Manuelles Anlegen
  • Massenanlage bei der erstmaligen Einführung der ePA
  • Systemprüfung, ob ePA bereits vorhanden ist

 
Umgang mit Personalakten nach Versetzungen oder aus früheren Beschäftigungs-verhältnissen ohne ePA

  • wie beim Umgang mit Bestandsakten
  • Übernahme in ein eigenes Register oder Zuordnung zu den jeweiligen Einzelregistern.

 
 
Befüllen / Import

Unmittelbare Aufnahme von digital erstellten Dokumenten (auch bei Serienbriefen) (z.B. virtuelles Drucken oder „drag and drop“ im PDF/A Format)
Aufnahme von digital eingegangenen Dokumenten (Problem: Anlagen zu E-Mails)

Ablage amtsärztlicher Gutachten: eigenes Register mit Einzelberechtigung

Besonderheiten bei Einwendungen gegen Beurteilungen: zusätzliches Beiblatt scannen

Daten-Schnittstelle für den Import aus dem Personaldatenverwaltungssystem (initial und bei Änderungen / Ergänzungen während des laufenden Betriebs)

Metadaten aus Scans

Import-/Exportfunktionen im XDOMEA-Standard für den Behördenaustausch

Übernahme von Bewerbungsunterlagen

Mitarbeiterbild einfügen


Export

  •  Analog – digital
  • Daten oder Dokumente oder Akte

 
 
Anzeige und Druck

Übersicht über alle Per­sonalakten
Ausblenden von Akten während der Aufbewahrungsfristen

Wesentliche Informationen auf "virtueller Übersichtsseite" (Name, Vorname, Geburtsdatum, Personalnummer, Schwerbehinderteneigenschaft, Besoldungs-, Tarifgruppe, Dienststelle, Bild)

Alle Register, befüllte Register
Favoritenfunktion

Hinweis auf Scans von Bestandsakten
Hinweis auf Führung in Papierform

“Blätterfunktion” durch die Register und die ganze Akte
“Vorschaufunktion”

Viewer ohne Öffnen der Standardanwendung

Metadatenanzeige

Drucken

  • Dokument
  • Dokumentart
  • Register
  • Akte

 
 

Digitale Methoden

Kopierfunktion / linkfunktion: das gleiche Dokument in verschiedenen Registern (sehr kritisch wegen Anmerkungen, besser links).

Verschiebungsfunktion (“Umhängen”) von Dokumenten

Notiz- bzw. Anmerkungsfunktion

Einfügefunktion von Lesezeichen oder Markierungen

Suchfunktionen

  • Volltextsuche nach OCR
  • Metadaten, Wiedervorlagen
  • Nur innerhalb einer Akte / in mehreren Akten gleichzeitig (Wiedervorlagen!)
  • Ergebnisse nur innerhalb der Berechtigungen

 
Wiedervorlagefunktion
 
 
Löschfunktion

Entfernen von Einzeldokumenten
Dokumente gehören nicht in die PA,
Löschen von Dokumenten sind Antrag oder von Amts wegen

Keine Protokollierung der Datenlöschung (“Paginierung der Papierakte”)

Aussonderungsfunktion
 
 
Protokollierung

Protokolltiefe
Änderungen an einer Personalakte (z.B. Dokumente hinzufügen, löschen, Metadaten ändern, ändern)
lesender Zugriff
Drucken

Protokollaufbewahrung
Löschen der Protokollierungen mit Lösch­fristen (ca. 6 Monate)



Arbeiten mit mehreren ePA

Gleichzeitiges Öffnen, Lesen und Bearbeiten in verschiedenen ePA mit Wechsel zwischen den Akten



Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Nutzer auf die gleiche ePA
 
 
Gleichzeitiges Öffnen, Lesen und Bearbeiten in verschiedenen ePA mit Wechsel zwischen den Akten