Digitale Personalverwaltung
(1) Digitalisierung des Verwaltungsverfahrens gegenüber Mitarbeiter: Prozessdigitalisierung
(2) Digitalisierung der Datenhaltung: Speicherung
Personalverwaltungs-verfahren
Elemente der softwareseitigen Unterstützung der Digitalisierung des Verwaltungsverfahrens:
(1) Fachverfahren
(2) Vorgangsbearbeitung / workflow
(3) Schnittstellen (extern / intern)
(4) Dokumentation / Ablage
(5) Personalverwaltungssystem
Hintergrund der Unterscheidung:
- in rechtlicher Hinsicht: Anwendung des Personalaktenrechts nur im Bereich der Dokumentation in der Personalakte
- in technischer Hinsicht: nur eine einzige Änderungsnotwendigkeit in der jeweiligen Softwarekomponente
Probleme:
- technische "Überlappungen" (z.B. workflow-Elemente im Fachverfahren oder in der ePA)
- Speicherelemente in den jeweiligen Softwarekomponenten
Datenhaltung
Digitalisierung der Datenhaltung:
(1) Elektronische Personalakte
(2) Elektronische Personaldatenverwaltung
- Personaldatenbanksystem
- Standard-Datenbanksysteme
- Registratur
(3) Speicherelemente der "Verwaltungsverfahrenssoftware"
Implementierungsprozess
Verfahrenschronologisch:
1. digitaler Dokumenteneingang (z.B. Antrag)
2. automatisierte Weiterleitung an den zuständigen Bearbeiter
3. Verarbeitung in Fachverfahren
4. digitale Vorgangsbearbeitung
5. digitale Aktenführung
6. digitaler Dokumentenausgang
Priorisierung:
5. vor 3. vor 4. vor 1. vor 2. vor 6.
Komplett-/Teilumstellung (“big bang”)
Laufendes System / Altakten
Personalratsbeteiligung
