Vor der Aufnahme von nachteiligen Unterlagen in die Personalakte ist der Beschäftigte anzuhören. 

Bestimmte Unterlagen (z.B. über Krankheiten oder Beihilfefestsetzungen) müssen in besonders gesicherten "Ordnern" abgelegt werden.

Analoges Schriftgut:

• Posteingang in Papierform (z.B. Teilzeitantrag, Abordnungseinvernehmen)
• Keine elektronische Vorgangsbearbeitung
• Altakten

Problem: Umgang mit „Originalen“ bzw. Papier mit Schriftformerfordernis

Grundvarianten:

1)    Frühes Scannen des Posteingangs vor der Sachbearbeitung

2)    Spätes Scannen nach Abschluss des Papiervorgangs

Spätes Scannen:

+ sehr geringe Anpassungen des bestehenden Arbeitsprozesses

- kein Nutzen für die elektronische Vorgangsbearbeitung, nur elektronische Archivierung

Systemzusammenhang:

Scans sind nur ein Input-Kanal für die ePA. Darüber hinaus:

• Textverarbeitungsdokumente bei digitalem workflow (elektronische Vorgangsbearbeitung)
• E-Mail-Programme (Problem: E-Mail-Anhänge: verschiedenste Formate, komprimiert passwort-geschützt)
• Personalverwaltungssysteme
• Fremdsysteme
• FAX

Prozessübersicht:

1)    Scanvorbereitung (Schriftgutaufbereitung,     Stapelbildung),

2)    Scannen (optional incl. Bildoptimierung),

3)    Qualitätssicherung Scan,

4)    Indizierung/Verschlagwortung

5)    Signatur,

6)    Verschlüsselung (Objekt und Transport),

7)    OCR,

8)    Qualitätssicherung OCR,

9)    Weiterleitung des Images/Metadaten (Export) zur Zielanwendung (ePA),

10)  Clearing,

11)  Vernichtung der Papierdokumente.

Scanvorbereitung:

physikalische Vorbereitung des Beleggutes (Entfer­nen von Klammern und Klebezetteln).

Scannen:

• Scannen in zentraler Scanstelle oder dezentrales Scan­nen 
• parallele Erzeugung mehrerer Formate (.tiff für die OCR; PDF/A für die Akte). 

Bildoptimierung:

Kontrastoptimierung, Schräglagenkorrektur und Bildzuschnitt 

Qualitätssicherung Scan (Vollständigkeits-/Lesbarkeitskontrolle):

• Vollzähligkeit, Vollständigkeit, Reproduzierbarkeit und Übereinstimmung mit dem Ori­ginal
• keine Vernichtung der Originaldokumente vor Abschluss der Qualitätskontrolle
• automatisierte QS
• Stichproben bis Vollkontrolle

Indizierung:

Erstellung eindeutiger Zugriffsinfor­mationen für das Wiederauffinden gespeicherter Dokumente (sofern keine OCR erfolgt)

Signatur:

• elektronische Signatur beweist die Integrität (Unveränderlichkeit) und Authentizität (Unterschrift der signierenden Person) der gespeicherten elektronischen Dokumente 
• kein Verschlüsselungsinstrument
• Prinzip: Von dem zu signierenden Dokument wird ein "Fingerabdruck" genommen (ein sog. Hash-Wert), der anschließend mit dem persönlichen Schlüssel ("Signaturschlüssel") des Unterschreibenden mit kryptographischen Verfahren verschlüsselt wird. 
• Signaturniveaus 
• "fort­geschrittene" Signatur 
• "qualifizierte" elektronische Signatur 
• Formen
• Einzelsignatur
• Stapelsignatur
• Massensignatur (nicht bi qeS)

OCR: 

• OCR (Optical Character Recognition) ist eine Methode zur optischen Zeichenerkennung. 
• Erkennungs­rate von 100% nicht erreichbar.
• Volltexterkennung oder partielle Erkennung (für Indexierung?)
• Möglichkeit des Abgleichs mit vorhandener Datenbank?

Sechs zentrale Anforderungen 

(1) Identifizierung / Authentifizierung 

(2) Unveränderlichbarkeit 

(3) Juristische Form 

(4) Zeitpunkt 

(5) Verschlüsselung 

(6) Beweiswert

Identfizierung: eID - authega, nPA  

Unveränderlichbarkeit: fortgeschrittene elektronische Signatur / Siegel  

Juristische Form: qualifizierte elektronische Signatur, u.U. De-Mail  

Zeitpunkt: Zeitstempel  

Verschlüsselung: Verschlüsselungssoftware (keine Frage der Signatur)

Beweiswert: Echtheit, Richtigkeit 

Signieren elektronisch erstellter Dokumente 

"Abschluss" des elektronischen Erstellungsprozesses 

Signaturen 

Elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung). Digitale Signatur ist der technische Begriff für elektronische Signaturen.   

Unter einer elektronischen Signatur versteht man Daten, die einem elektronischen Dokument beigefügt werden, um die Authentizität und Integrität dieses Dokuments zu bestätigen.  

Signaturen nach eIDAS-Verordnung 

(1) Einfache elektronische Signatur (EES) 

(2) Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Dokumentenintegrität und Authentifizierung des Urhebers / Unterzeichners 

(3) Qualifizierte elektronische Signatur (QES): formersetzend, § 126a BGB, § 3a VwVfG (ebenfalls formersetzend: De-Mail, § 3a VwVfG   

Die QES ist technisch und organisatorisch deutlich aufwändiger als die FES. 

Für die FES benötigt man „lediglich“ ein Softwarezertifikat, das relativ unkompliziert beschafft werden kann.   

Die QES verlangt demgegenüber zwei zusätzliche Maßnahmen: 

(1)  Die Erstellung der Signatur mittels einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE), z.B. einer Smartcard oder einer cloudbasierten Lösung 

  (2)  Die zweifelsfreie Identifikation des Zertifikatsempfängers vor Zuteilung der Zertifikate. 

Technische Umsetzung der Signatur 

Kern einer digitalen Signatur ist ein verschlüsselter Hashwert (digitale Prüfsumme der signierten Daten). Die Prüfsumme kann mit Hilfe des in der Signatur mitgeführten und zum Private Key korrespondierenden öffentlichen Schlüssels (Public Key - PKI) entschlüsselt warden. Sodann wird erneut der Hastwert gebildet und dann wiederum mit dem ursprünglichen Hashwert verglichen. Durch diesen Vergleich mit dem ursprünglichen Hashwert kann die Integrität von signierten Daten ermittelt und somit erkannt werden, ob Veränderungen an den Daten bzw. dem Dokument nach der Signaturerstellung vorgenommen wurden (nicht aber, welche Veränderungen vorgenommen wurden).   

Rechtswirkung der qualifizierten elektronischen Signatur im Gerichtsverfahren – Beweiswert der (elektronischen) Urkunden: 

Rechtsgrundlagen

§§ 355 ff. ZPO

§ 46 Abs. 2 ArbGG 

Im arbeitsgerichtlichen Verfahren finden nach § 46 Abs. 2 ArbGG i. V. m. § 495 ZPO die §§ 355 ff. ZPO zum Beweisrecht in vollem Umfang Anwendung. 

§ 98 VwGO 

Soweit dieses Gesetz nicht abweichende Vorschriften enthält, sind auf die Beweisaufnahme §§ 358 bis 444 und 450 bis 494 der Zivilprozeßordnung entsprechend anzuwenden. 

„Bezugspunkte“

§ 371a Beweiskraft elektronischer Dokumente 

(3) Auf elektronische Dokumente, die von einer öffentlichen Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form erstellt worden sind (öffentliche elektronische Dokumente), finden die Vorschriften über die Beweiskraft öffentlicher Urkunden entsprechende Anwendung. Ist das Dokument von der erstellenden öffentlichen Behörde oder von der mit öffentlichem Glauben versehenen Person mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, gilt § 437 entsprechend. Das Gleiche gilt, wenn das Dokument im Auftrag der erstellenden öffentlichen Behörde oder der mit öffentlichem Glauben versehenen Person durch einen akkreditierten Diensteanbieter mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes versehen ist und die Absenderbestätigung die erstellende öffentliche Behörde oder die mit öffentlichem Glauben versehene Person als Nutzer des De-Mail-Kontos ausweist. 

§ 371b Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden 

Wird eine öffentliche Urkunde nach dem Stand der Technik von einer öffentlichen Behörde oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person in ein elektronisches Dokument übertragen und liegt die Bestätigung vor, dass das elektronische Dokument mit der Urschrift bildlich und inhaltlich übereinstimmt, finden auf das elektronische Dokument die Vorschriften über die Beweiskraft öffentlicher Urkunden entsprechende Anwendung. Sind das Dokument und die Bestätigung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, gilt § 437 entsprechend. 

Rechtswirkungen  

Beweiskraft öffentlicher Urkunden

§ 415 Beweiskraft öffentlicher Urkunden über Erklärungen

(1) Urkunden, die von einer öffentlichen Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form aufgenommen sind (öffentliche Urkunden), begründen, wenn sie über eine vor der Behörde oder der Urkundsperson abgegebene Erklärung errichtet sind, vollen Beweis des durch die Behörde oder die Urkundsperson beurkundeten Vorganges.

(2) Der Beweis, dass der Vorgang unrichtig beurkundet sei, ist zulässig.

§ 416 Beweiskraft von Privaturkunden

Privaturkunden begründen, sofern sie von den Ausstellern unterschrieben oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet sind, vollen Beweis dafür, dass die in ihnen enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben sind.

§ 416a Beweiskraft des Ausdrucks eines öffentlichen elektronischen Dokuments

Der mit einem Beglaubigungsvermerk versehene Ausdruck eines öffentlichen elektronischen Dokuments gemäß § 371a Absatz 3, den eine öffentliche Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder eine mit öffentlichem Glauben versehene Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form erstellt hat, sowie der Ausdruck eines gerichtlichen elektronischen Dokuments, der einen Vermerk des zuständigen Gerichts gemäß § 298 Absatz 3 enthält, stehen einer öffentlichen Urkunde in beglaubigter Abschrift gleich.

§ 417 Beweiskraft öffentlicher Urkunden über amtliche Anordnung, Verfügung oder Entscheidung

Die von einer Behörde ausgestellten, eine amtliche Anordnung, Verfügung oder Entscheidung enthaltenden öffentlichen Urkunden begründen vollen Beweis ihres Inhalts.

§ 418 Beweiskraft öffentlicher Urkunden mit anderem Inhalt

(1) Öffentliche Urkunden, die einen anderen als den in den §§ 415, 417 bezeichneten Inhalt haben, begründen vollen Beweis der darin bezeugten Tatsachen.

(2) Der Beweis der Unrichtigkeit der bezeugten Tatsachen ist zulässig, sofern nicht die Landesgesetze diesen Beweis ausschließen oder beschränken.

(3) Beruht das Zeugnis nicht auf eigener Wahrnehmung der Behörde oder der Urkundsperson, so ist die Vorschrift des ersten Absatzes nur dann anzuwenden, wenn sich aus den Landesgesetzen ergibt, dass die Beweiskraft des Zeugnisses von der eigenen Wahrnehmung unabhängig ist.

§ 437 Echtheit inländischer öffentlicher Urkunden 

(1) Urkunden, die nach Form und Inhalt als von einer öffentlichen Behörde oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person errichtet sich darstellen, haben die Vermutung der Echtheit für sich. 

(2) Das Gericht kann, wenn es die Echtheit für zweifelhaft hält, auch von Amts wegen die Behörde oder die Person, von der die Urkunde errichtet sein soll, zu einer Erklärung über die Echtheit veranlassen.